Životní cyklus e-zdrojů

1. Zjištění, vytipování zdroje

Informace o novém elektronickém zdroji knihovny často dostávají od členů fakulty, kolegů knihovníků, jiných spolupracovníků, nebo přímo od poskytovatele zdroje či distributora, atp. Knihovník pak lokalizuje informaci o elektronickém zdroji ve znalostní databázi ERM systému. Informace by měla obsahovat bibliografické detaily o elektronickém časopise, přístupová práva, které kolekce časopis obsahují a uživatelská rozhraní, přes která je časopis přístupný.

2. Testování, zkušební přístup ke zdroji

Knihovna si většinou přeje zkušební přítup před tím, než se rozhodne elektronický zdroj nakoupit. Trial verze umožňuje zpřístupnit zdroj uživatelům a na základě zpětné vazby udělat správné rozhodnutí. V této fázi knihovník aktivuje elektronický zdroj pro ty, kteří mají být koncovými uživateli, odpovídá na dotazy uživatelů a hodnotí zpětnou vazbu.

3. Výběr zdroje

Po skončení testovací fáze se knihovník rozhoduje, zda elektronický zdroj nakoupí. Padne-li rozhodnutí zdroj nenakoupit, poskytovatel ukončí přístup.

4. Akvizice

Jestliže se knihovník rozhodne zdroj nakoupit, následuje podobný proces jako u papírových verzí dokumentů. Navíc musí knihovník znát licenční podmínky, mít informace o rozsahu přístupu ke zdroji a nastavit uživatelská práva.

5. Přístup ke zdroji

Zajistit přístup k získaným elektronickým zdrojům je pro knihovny klíčovým úkolem. Je třeba zajistit, aby byl přístup do elektronických zdrojů pro uživatele co nejjednodušší. Pohodlný přístup mohou usnadnit abecední seznamy, OPAC, metavyhledávací nástroje nebo link server. Pro externí uživatele je vhodné umožnit vzdálený přístup. Po úspěšném nastavení konfigurace přístupu je třeba dále kontrolovat běžný provoz, řešit problémy s dočasnou nedostupností elektronických zdrojů a sledovat změny adres u poskytovatele a změny způsobu přístupu.

6. Rozhodování o obnovení či zrušení předplatného

Podmínky přístupu k elektronickému zdroji jsou definovány licencí. Obvykle je určena doba, po kterou je elektronický zdroj přístupný uživatelům. Po uplynutí této doby se knihovník rozhoduje, zda licenci obnoví nebo předplatné zruší. Na rozdíl od počátečního rozhodování o nákupu elektronického zdroje, je rozhodnutí o obnovení předplatného založeno na informacích uložených v ERM systému. Jsou to například statistiky o využívání zdroje během doby, kdy byl přístupný. Hodnotí se také spolehlivost a vstřícnost poskytovatele. I když bylo rozhodnuto přístup do zdroje neobnovit, bude pravděpodobně nutné spravovat archivy, ke kterým má knihovna nadále přístupová práva.