Akvizice/Seriály

Rozpočty, objednávkový formulář, další rysy objednávání, faktury, urgence, správa seriálů, vazba, cirkulační seznamy

Akvizice

V Alephu 500TM ocení akviziční pracovníci značnou pružnost v řízení všech aspektů objednávacích a dodacích procesů, zahrnujících objednávky všech typů dokumentů, vstupní kontrolu a fakturování dokumentů a aktivity týkající se urgencí, rozpočtů a dodavatelů. Plná podpora standardů BISAC, SISAC a EDI X12 ulehčí při komunikaci s dodavateli. Stejně jako u všech dalších modulů Alephu, umožňuje i modul Akvizice pracovat s více úlohami současně. K přechodu od jedné funkce ke druhé lze jednoduše klepnout na příslušné okno nebo ikonu nebo použít klávesovou zkratku. Rozvržení akvizičního prostředí Alephu 500TM pomůže spravovat složité finanční hierarchie, údaje o dodavatelích, objednávkách, fakturách a urgencích s jednoduchým napojením na daný účetní systém.

Rozpočty

Aleph 500TM podporuje neomezené množství rozpočtů a jejich typů (dary, granty, rozpočty jednotlivých oddělení a další).

Rozpočty mohou být definovány jako aktivní a neaktivní, roční nebo otevřené.
Zbývající prostředky z ročních rozpočtů, závazků a neproplacených faktur mohou být převedeny automaticky do rozpočtu příštího roku.
Sofistikovaný bezpečnostní mechanismus ovládá přístup k rozpočtům globálně nebo rozdílně k jednotlivým rozpočtům
Informace o dodavatelích je možné propojit s externím účetním programem

Objednávkový formulář

Objednávkový formulář Alephu umožní:

Rozlišovat mezi více typy žádanek
Individuálně přizpůsobit formulář (např. definováním statusů objednávek)
Rozhodnout, jaký text bude na tištěných objednávkových formulářích
Generovat objednávky on-line nebo dávkově

Další rysy objednávání

Možnost zápisu jednoho nebo více exemplářů pro jednu nebo více poboček
Možnost automatického generování záznamů exemplářů pro objednávky monografií
V OPACu lze zobrazit status všech titulů nebo jen vybraných titulů u exemplářů, které jsou objednány
Vytvoření objednávkového logu, který zaznamená všechny aktivity týkající se objednávek, dodávek a fakturace. V logu se zaznamenají data, časy a jména osob, které provedly příslušnou akci
Vytvoření více objednávek najednou

Faktury

Aleph zahrnuje tyto a další rysy týkající se fakturace:

Umožní přístup k informacím o dodavatelích, rozpočtech, objednávkách a dodacích listech
Generuje pravidelné proforma faktury a zálohové faktury
Umožní volit z možností definovaných knihovnou
Automaticky přiřadí slevy pro každou objednávku zahrnutou ve faktuře

Urgence

Vytváří se v elektronické nebo tištěné podobě, podle vlastního výběru knihovny
Automaticky se generují pro monografie a první čísla předplacených periodik. Provádí se podle základních hodnot pro typy dokumentů, způsobů objednávek a způsobů dodání.
Závisí na intervalech definovaných knihovnou, které mohou být nastaveny zvlášť pro jednotlivé dodavatele nebo typy dokumentu
Mohou být kdykoli vygenerovány
Mohou se generovat dávkově

Správa seriálů

Funkce správy seriálů jsou zcela integrovány s akvizicí, katalogizací a OPACem. Seriály v Alephu 500 nabízí knihovnímu personálu bezproblémový přístup k bibliografickým a holdingovým údajům a informacím o objednávkách, finančním údajům, informacím o dodavatelích atd. Knihovníci se mohou k údajům o seriálech dostat pomocí různých knihovnou definovaných rejstříků, včetně SICI, ISBN a klíčových slov.

Aleph 500 plně podporuje standard MARC pro harmonogram očekávané periodicity seriálů a poskytuje okamžité kontroly pro všechny typy publikací včetně těch nejméně obvyklých. Sdílená databáze harmonogramů periodicity usnadňuje import, export a výměnu dat. Hned po nastavení může být očekávaná periodicita výtisků jednoduše upravena pro zřízení zvláštních harmonogramů pro číslo časopisu, které se liší od běžných, ale přesto je třeba vytvořit jeho záznam nebo se ujistit, že systém nebude urgovat číslo, které vydavatel nebude publikovat. Urgence mohou být generovány automaticky podle parametrů definovaných knihovnou nebo mohou být vytvořeny ručně.

Prostředí seriálů v Alephu 500 pracuje také s cirkulačními seznamy, včetně více cirkulačních seznamů pro jeden titul, pracuje také se zabudovaným systémem sledování titulů, které jsou v oběhu. Zpracování vazeb a kapacit oběhu je plně integrováno s řízením výpůjček, seriálů a účetnictvím.

Seriály

Kontroly čísel časopisu mohou být centralizované nebo decentralizované
Holdingové informace v OPACu se aktualizují v reálném čase
Veškeré změny provedené v předplatném (např. zrušení) se odrazí ve všech očekávaných kopiích
Pokud je číslo časopisu zkontrolováno chybně, Aleph se může vrátit ke stavu před provedením kontroly, aby se zjistilo, že holdingová informace zůstala neporušená
Záznamy čísel časopisu, která nejsou očekávána, se provedou ve správném číselném sledu.
Pokud obdržíte více exemplářů titulu, systém přizpůsobí informace o předplatném a vytvoří správný počet kopií čísel, která jste původně neočekávali
Můžete jednoduše vytvořit harmonogram periodicity (lokálně nebo v celém systému) se šablonami Alephu. Úplné harmonogramy očekávaných výtisků mohou být extrapolovány z polí MARC 85X a 86X a importovány nebo kopírovány z externích zdrojů
Můžete vytvořit nové statusy kategorií, jako např. "ztráta", "poškozeno", "ztraceno" nebo "zpožděno", které budou viditelné jak v prostředí seriálů, tak OPACu
Systém automaticky generuje zprávy o statutu předplatného pro OPAC

Cirkulační seznamy

Seriály Alephu 500™ vytvářejí více cirkulačních seznamů. Titul může obíhat více než jedním seznamem a na každém seznamu může být libovolný počet čtenářů
Můžete přidat čtenáře na cirkulační seznam, vytisknout seznam jako přílohu k titulu, který má cirkulovat, registrovat titul jako vypůjčený, když se vydává do oběhu, a kontrolovat priority více kopií časopisu
Systém umožňuje jednoduchý přístup k výpůjčním záznamům čtenáře

Vazba

Výběr seriálů pro vazbu závisí na periodicitě, druhu vydání a knihovnou určených zásadách pro vazby
Výtisky, které mají být svázány, mohou být označeny na úrovni titulu časopisu
S příslušným oprávněním můžete přepsat informace o vazbě pro příslušný titul
Knihovníci nebo uživatelé knihovny si mohou titul ve vazbě rezervovat
Holdingové informace v MARCu se automaticky aktualizují přidáním nově svázaného ročníku
Můžete vytvořit nový záznam pro svázané ročníky, vybrat nesvázaná čísla pro vazbu, zahrnout jednotlivý záznam čísla do svázaného ročníku a přiřadit nový čárový kód

Externí integrace vazeb

Aleph poskytuje jednotné rozhraní se standardním komerčním softwarem pro vazby a podporuje automatický elektronický přenos informací o vazbách
Systém automaticky aktualizuje status čísla v zásilkách vazeb
Pomocí jednoho kroku můžete zaznamenat vrácení všech čísel v zásilce vazeb, rozsah čísel nebo jednotlivá čísla
Když se provede záznam svázaného ročníku časopisu z vazárny, holdingové informace časopisu se automaticky zaktualizují

Oddíly

Osobní nástroje